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Durante o período de home office, a reunião online é a maneira mais eficiente de discutir assuntos, tomar decisões e manter as equipes alinhadas. Mas afinal de contas, como fazer com que o encontro virtual do time seja o mais produtivo possível? Separamos algumas dicas simples que podem ajudar a manter a comunicação à distância ainda mais assertiva e eficiente virtualmente. Confira!

1) Procure respeitar diferentes agendas e fusos horários

Tenha cuidado ao agendar reuniões virtuais e garantir que elas não sejam agendadas durante o almoço ou fora do horário de trabalho dos Colaboradores. Além disso, não se esqueça de considerar o fuso horário local caso vá se comunicar com alguém fora do país.

2) Tente compartilhar o assunto da reunião com antecedência

Para deixar o encontro virtual ainda mais produtivo e rápido, vale a pena enviar documentos, vídeos e informações relacionados à reunião um pouco antes dela acontecer. Se houver coisas particularmente difíceis de visualizar remotamente durante a videoconferência (como vídeos, protótipos), não há mal em enviá-las com antecedência.

3) Busque ser um comunicador inclusivo

Se você vai liderar a reunião, procure se esforçar para garantir que os Colaboradores remotos da equipe sejam incluídos nos tópicos abordados - e verifique também se você está incorporando os comentários deles ao debate. Nas reuniões do time, a melhor prática é que o líder da reunião garanta que a voz de todos seja ouvida.

4) Comece a reunião garantindo que todos possam se ver e ouvir

Sempre que possível, tente participar de reuniões por vídeo (em vez de apenas chamadas de áudio) - e não deixe de falar claramente. Em encontros maiores, com muitos Colaboradores, prefira usar o microfone de um fone de ouvido para que todos os membros remotos possam te ouvir bem - e se certifique de estar bem posicionado em frente a câmera para que todos consigam te ver.

5) Repita as perguntas dos participantes antes de respondê-las

É uma boa comunicação e garante que todos os participantes possam ouvir a pergunta.

6) Por via das dúvidas, documente tudo que for dito

Vale a pena designar um membro da equipe para fazer anotações sobre os tópicos da reunião virtual - assim a comunicação fica clara e até mesmo os que perderem o encontro online podem se atualizar mais tarde. A documentação das coisas por escrito ajudará a garantir que todos estejam na mesma página (literalmente!) em termos de abordagem, funções e responsabilidades, itens de ação e decisões-chave.